Pré-inscription avec les pièces, dossiers qui se complètent, liste d'attente par discipline, réinscription de saison, liste des adhérents en CSV. Et quand le bureau change, un clic pour passer la main. Compris dans votre site, ou installé sur le vôtre pour 290 €.
Les pièces arrivent depuis le téléphone, le dossier se complète seul, les relances partent sans que le secrétaire s'en occupe. Le bureau garde la main.
L'adhérent et son chien, le cours, puis les pièces à joindre depuis le téléphone : carnet de vaccination, carte d'identification, assurance (et le permis de détention pour un chien de 1re ou 2e catégorie). Un second chien se règle d'une case à cocher.
Chaque pièce reçue se coche, et le dossier passe d'« incomplet » à « complet » tout seul. Un bouton relance les dossiers incomplets ; le plugin le refait chaque semaine.
Cours complet : la famille passe en liste d'attente. Une place se libère, les premiers de la liste sont prévenus (autant que de places libres), et la place leur est gardée sept jours.
« Préparer les réinscriptions » crée les dossiers de la nouvelle saison, préremplis. Seules les pièces à renouveler sont redemandées.
Un fichier pour votre tableur : un chien par ligne (puce, catégorie, n° de licence SCC, CSAU), les dossiers validés de la saison. Ce n'est pas un format officiel : la licence se demande sur l'espace licence de la SCC.
Concours, stage, portes ouvertes, assemblée : les engagements, les bénévoles à trouver. Le dimanche soir, vous saisissez les résultats, et ils sont en ligne tout de suite.
La liste des adhérents avec leurs pièces en pastilles, les résultats saisis le dimanche soir, une fiche qui dit ce qui manque. Les mots du club : adhérent, pièce, cotisation, créneau.
La liste des adhérents, avec leurs pièces.Chaque chien, son cours, sa cotisation, ses pièces en vert ou en orange. Incomplet, validé, liste d'attente : un onglet par statut, et « Exporter la liste (CSV) » en haut.
Les résultats, saisis le dimanche soir.Chien, conducteur, épreuve, classement, qualificatif, points. Ils sont publiés sur le site dès l'enregistrement.
Une fiche, depuis le téléphone.La pièce manquante, le bouton « Relancer », le statut : pour le secrétaire qui n'est pas devant son ordinateur.
Sur le siteLa dernière étape de la pré-inscription : les pièces à joindre depuis le téléphone, ou « je l'enverrai plus tard ».
Sur le siteLe calendrier du club : portes ouvertes, concours, assemblée, avec « Je m'inscris », puis les derniers événements et leurs résultats.
Tout se passe dans un seul menu, « Mon club », dans l'administration de votre site. Voici chaque écran, tel qu'il est.
1 · Vous créez vos cours.Le nom, la discipline, le jour, l'heure, le moniteur et les places. À droite : les inscrits, la liste d'attente et l'historique.
2 · L'adhérent se pré-inscrit.Le tarif, les places restantes par créneau, puis le formulaire en trois étapes. Un cours complet propose la liste d'attente.
3 · La demande arrive chez vous.Dans « Demandes » : le chien, le créneau, la cotisation, les pièces jointes et celles qui manquent. « Créer l'adhérent » ouvre la fiche déjà remplie.
4 · Vous suivez le dossier.Les pièces se cochent, le statut se met à jour. Il manque l'assurance ? « Relancer » envoie la liste de ce qui manque.
Je vous montre l'écran de votre métier sur un vrai site : une demande qui arrive, une réponse, le planning qui se met à jour. Vous posez vos questions, sans engagement.
Une licence par site, première année de mises à jour comprise. Ensuite, les mises à jour sont facultatives : 89 € par an, ou comprises dans la maintenance Tranquillité. Sans elles, le plugin continue de fonctionner et vos données restent dans votre WordPress.
Sur la page « Le bureau », « Passer la main » : le successeur prend le poste, un compte lui est créé et les consignes du poste lui sont envoyées ; les pré-inscriptions lui arrivent s'il reprend le secrétariat. Les fiches, les pièces et l'historique restent. La page rappelle les démarches qui, elles, se font hors du site : déclarer le changement de dirigeants à la préfecture dans les trois mois, prévenir l'association canine territoriale (ACT), mettre à jour la banque.
Le plugin envoie vers votre lien de paiement (par exemple HelloAsso) ou note le chèque à la permanence. Vous marquez la cotisation payée sur la fiche.
Il garde le numéro de licence de chaque chien et signale les licences à demander pour les disciplines qui l'exigent (agility, obéissance, canicross, au choix du club). La licence reste à part de la cotisation, et la demande se fait sur l'espace licence de la SCC : il n'y a pas de lien automatique. Un export CSV (un chien par ligne, avec puce, catégorie et licence) sert de fichier de travail ; ce n'est pas un format officiel.
Les pièces (carnet de vaccination, carte d'identification, assurance, autorisation parentale pour un mineur) se cochent une à une, et la relance part chaque semaine avec la liste de ce qui manque. Pour un chien de 1re ou 2e catégorie, le permis de détention est demandé en plus ; un mineur ne peut pas détenir un tel chien, la fiche le signale.
Elle est propre à chaque discipline. Quand une place se libère, une seule personne est prévenue à la fois, et la place lui est gardée sept jours avant de passer à la suivante.
Envoyez-moi votre tableur : nous saisissons ensemble les fiches de la saison pendant l'installation.
Un site complet avec le plugin, ou le plugin installé sur votre WordPress : dites-moi où vous en êtes. Réponse sous 48 h.
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